Что такое кофе-брейк и как его организовать
Кофе-брейк — короткий перерыв на конференции, семинаре или совещании, во время которого участникам предлагают напитки и лёгкую еду. Задача у него утилитарная: дать людям переключиться и вернуться в зал, не растягивая паузу на полчаса.
Сколько длится и что входит
Обычная продолжительность — 15–20 минут между сессиями. Иногда делают два перерыва: утренний, ближе к 11 часам, и дневной после обеда. Формат подразумевает еду, которую едят стоя и руками: выпечку, сэндвичи, сырники, фрукты, десерты. Горячие блюда, требующие тарелки и приборов, в кофе-брейк не входят — на них просто нет времени.
Набор напитков зависит от формата. На стационарной площадке ставят кофемашину и термосы; при выездном формате безопаснее холодные напитки в закрытой таре — горячий кофе невозможно довезти и раздать без риска.
Практический ориентир по объёму: три-четыре позиции на человека для короткого перерыва и пять-шесть, если брейк стоит с утра и заменяет людям завтрак. Больше обычно не съедают, меньше — и тем, кто вышел из зала последним, достаются крошки.
Что кладут в порционный набор
Если взять для примера нашу раскладку, в COFFEE BOX две позиции: круассан с миндальной начинкой и холодный латте. В SESSION BOX на перерыв между сессиями их пять — мини-бейгл с индейкой, сырники, кукис, фруктовый микс и латте, а в BOARD BOX для переговорной шесть, включая круассан с сёмгой и икрой и минеральную воду. Посмотреть составы целиком можно в каталоге кофе-брейков.
Логика набора одна и та же независимо от поставщика: одно сытное несладкое (сэндвич, бейгл, круассан с начинкой), одно тёплое домашнее вроде сырников или блинчиков, одно-два сладких к кофе, фрукт и напиток. Так набор закрывает и тех, кто не успел позавтракать, и тех, кто вышел просто размяться и выпить кофе.
Два формата: общий стол и порционные наборы
Классический вариант — фуршетная стойка, у которой участники набирают еду сами. Он выглядит нарядно, но у него есть цена: на группе в сто человек очередь съедает почти весь перерыв, нужны персонал на раздаче и уборка после.
Второй вариант — порционные боксы: каждый получает закрытый набор и возвращается на место. Раздача занимает минуты, остатки не выбрасываются кучей. Проигрыш — в зрелищности: бокс не заменяет вида накрытого стола.
Сильнее всего разница видна в тайминге. Стойку надо накрыть до выхода людей из зала и разобрать до начала следующей сессии, то есть занять персоналом весь перерыв. Боксы можно разложить по местам заранее или раздать на входе в зал. Развёрнутое сравнение двух форматов — в отдельном разборе: фуршет или порционные боксы.
Как посчитать количество
Считать нужно по числу участников, а не по «примерно столько же, сколько в прошлый раз». При фуршетном формате закладывают запас 10–15 %, потому что часть еды разберут неравномерно. При порционном запас не нужен: сколько человек, столько наборов, плюс несколько на организаторов и спикеров.
Отдельно посчитайте тех, кого нет в списке участников: модераторов, техническую команду, фотографа, водителей. На мероприятии на восемьдесят человек это ещё пять-восемь наборов, и именно их обычно не хватает.
Отдельно стоит заранее выяснить, есть ли среди участников те, кто не ест мясо или конкретные продукты. В порционном формате это решается просто — часть наборов собирается отдельно.
Сколько это стоит
Порционный кофе-брейк считается в одно действие: цена набора умножается на количество человек. Отдельной платы за персонал на раздаче, аренду посуды и стоек здесь нет. У нас наборы стоят от 299 ₽ за COFFEE BOX до 699 ₽ за BOARD BOX, минимальный заказ — 10 наборов одной позиции и 10 000 ₽ по сумме.
У фуршета к стоимости еды добавляются работа персонала, посуда и оборудование, поэтому на небольших группах — примерно до тридцати-сорока человек — порционный формат при том же наполнении обычно выходит дешевле. На больших мероприятиях разрыв сокращается, и выбор упирается уже не в деньги, а в тайминг и в то, как мероприятие должно выглядеть.
Логистика: во сколько привозить и куда ставить
Еда должна стоять на площадке до прихода участников, а не ехать по городу в момент перерыва. Если мероприятие начинается в девять, выезд планируется на раннее утро — мы возим с 6:00 именно поэтому.
До заказа полезно выяснить про площадку три вещи. Есть ли пропускной режим и на кого выписывать пропуска. Куда физически поставить еду — стол в фойе, стойка у входа в зал, отдельная комната. Есть ли розетки, если планируется кофемашина. Эти три вопроса всплывают в последний момент чаще всего. Зона и условия доставки описаны на странице доставки.
Частые ошибки
Первая — привезти еду впритык к перерыву. Если мероприятие начинается в девять, кофе-брейк должен стоять на площадке до прихода участников, а не ехать в это время по городу.
Вторая — забыть про площадку. На выездных мероприятиях часто нет кухни, розеток и мест, куда поставить стойку, а иногда есть пропускной режим, о котором вспоминают в последний момент.
Третья — экономия на количестве. Не хватило десяти наборов из ста — и это единственное, что запомнят участники.
Четвёртая — не спросить про ограничения в питании. Вегетарианцы, аллергия на орехи, непереносимость лактозы: в порционном формате это решается заранее отдельной частью наборов, а у общего стола — почти никак.
Частые вопросы
Сколько длится кофе-брейк?
Стандартно 15–20 минут между сессиями. На длинных конференциях делают два перерыва: утренний около 11 часов и дневной после обеда.
Сколько еды закладывать на одного человека?
Три-четыре позиции на короткий перерыв и пять-шесть, если брейк стоит с утра и заменяет завтрак. Наборы считаются по числу участников плюс спикеры, модераторы и техническая команда.
Можно ли привезти горячий кофе на площадку?
Горячие напитки безопаснее готовить на месте — кофемашиной или в термосах. Довезти горячий кофе через город и раздать без риска не получится, поэтому в порционных наборах напиток идёт в закрытой таре.
Какой минимальный заказ?
10 наборов одной позиции и 10 000 ₽ по сумме заказа. Разные позиции при этом можно комбинировать в одном заказе — например, часть COFFEE BOX и часть SESSION BOX. Составы и цены есть в каталоге.