Кейтеринг на конференцию —
питание участников в боксах

На конференции еда сталкивается с расписанием: перерыв двадцать минут, участников триста, и все одновременно хотят кофе. Фуршетная стойка в таких условиях создаёт очередь, а порционный бокс — нет: каждый берёт свой набор у входа в зал и возвращается на место. Организатору это даёт то, чего нет у классического формата с официантами, — точное количество, отсутствие персонала на раздаче и отсутствие уборки.

Схема дня конференции: регистрация, обед, дневной перерыв

Стандартная схема дня: утром к регистрации — COFFEE BOX за 299 ₽ с миндальным круассаном и холодным латте, на обед — ланч-бокс EXPO за 499 ₽ или FORUM за 699 ₽ с горячим, на дневной перерыв — SESSION BOX за 499 ₽: мини-бейгл с индейкой, сырники, кукис, фруктовый микс и латте. Полный день на участника обходится в 1 297–1 497 ₽, и эта сумма не растёт ближе к мероприятию: цена за бокс фиксированная.

Если программа короткая — полдня или одна секция, — хватает одной точки: кофе-брейк к регистрации и обед, либо обед и SESSION BOX на закрытие. Однодневный форум с вечерней частью чаще берёт FORUM BOX: куриные шашлычки, бифштекс или омлет с креветками с гарниром и салатом, разогрев 2 минуты в СВЧ, но можно есть и холодным — на площадках без кухни это снимает вопрос. Горячих напитков в боксах нет: латте холодный, в закрытой таре, кофемашину и термопоты ставит площадка.

Сколько стоит накормить 100 участников?

Бюджет считается умножением: 100 × 499 ₽ = 49 900 ₽ за обед EXPO. FORUM BOX с горячим — 69 900 ₽, кофе-брейк COFFEE BOX — 29 900 ₽. Полный день COFFEE + EXPO + SESSION — 100 × 1 297 ₽ = 129 700 ₽; одним заказом это 300 боксов, доставка бесплатна.

Цена бокса не зависит ни от объёма заказа, ни от типа набора, поэтому смету собирают заранее и не пересчитывают после согласования. От 50 боксов бесплатной становится доставка. Если среди участников есть те, кто не ест мясо, часть боксов берут с рыбой — цена одинаковая, бюджет не меняется. Готовые расчёты — на 100 и на 50 человек.

Как раздать 300 боксов без очереди

Раздача — единственное, что организатор делает сам, и на неё уходит несколько минут, если точки подготовлены заранее.

• Две-три точки у входов в зал вместо одной стойки: 300 боксов расходятся за 5–7 минут.
• Боксы приезжают сложенными по видам и подписанными — курица, говядина, рыба, кофе-брейк; сортировать на месте не нужно.
• Кофе-брейк выставляем к регистрации, обед привозим второй машиной к перерыву — ничего не стоит с утра.
• Один волонтёр на точку следит, чтобы брали по одному; персонал на раздачу не нужен.
• Пустые коробки — в обычный мусор: посуды нет, мыть нечего.

На перерыв в 20 минут этого хватает: участник берёт бокс, возвращается на место или выходит в фойе, и к следующей сессии зал собран. Если секции идут в нескольких залах параллельно, боксы делим по залам ещё на производстве и подписываем номер зала на коробке.

Площадки: конгресс-центры, вузы, отели — пропуска и слоты

Привозим с 6:00: к регистрации в девять боксы стоят у входа, а не едут в пробке. Для площадок с пропускным режимом — конгресс-центров, бизнес-центров, вузов и отелей — заранее передаём данные на курьера и автомобиль, чтобы вы оформили пропуск со своей стороны; порядок для выставочных площадок Москвы описан отдельно, конференции в бизнес-центре — на странице питания в бизнес-центре.

Что нужно от площадки: стол или стеллаж на каждую точку раздачи, место для хранения коробок до перерыва и контакт встречающего. Холодильник не обязателен: боксы собираются в день доставки на нашем производстве в Королёве, без субподрядчиков. Кофе и чай в термопотах — со стороны площадки; наши наборы их дополняют, а не заменяют.

Спикеры и переговорная

Для спикеров, модераторов и оргкомитета есть BOARD BOX за 699 ₽ — 6 позиций: круассан с сёмгой и икрой масаго, сэндвич фреш с ветчиной и сыром, сырники со сгущённым молоком, фруктовый микс, холодный латте и минеральная вода. Его берут в спикерскую или переговорную, где выступающий ест между сессиями и не идёт в общий зал. На 10–20 человек это отдельная позиция в том же заказе — так же, как на совете директоров.

Что если число участников изменится

Регистрация закрывается за день-два, а заказ мы подтверждаем за 2 дня — поэтому количество корректируется до момента, когда производство закупило продукты. Правило простое: до подтверждения производства меняем цифру без доплат, после — привозим то, что заказано. На мероприятиях от 100 человек рекомендуем заложить 5 % запаса на незарегистрированных и спикеров: пять лишних боксов дешевле пяти голодных участников.

Если участников стало заметно больше уже после подтверждения — звоните +7 (499) 677-59-86: добор обсуждаем отдельно, своё производство даёт манёвр, но объём от 100 боксов лучше подтверждать за неделю, а не за два дня.

Как заказать кейтеринг на конференцию

Напишите или позвоните: число участников, дата, площадка и схема дня — кофе-брейк, обед, перерыв. Менеджер за 30 минут в рабочее время пришлёт расчёт и свободные слоты доставки. Заказ оформляется по договору и счёту с предоплатой 100 %, УПД и закрывающие документы — через ЭДО; порядок описан на странице оплаты для юрлиц. Стандартный срок — 2 дня. Другие форматы — семинар, выставка, презентация — собраны на странице кейтеринга на мероприятие.