Сколько еды нужно на мероприятие: расчёт на 20, 50 и 100 человек
Вопрос «сколько брать еды» решается не на глаз, а в два действия: сначала считают людей, потом формат. Разбираем, как это делают при фуршетном и при порционном подходе, и раскладываем расчёт на три типичные группы — 20, 50 и 100 человек.
Считать начинают не с меню, а со списка людей
Ошибка почти всех первых расчётов — начать с еды. Сначала выбирают меню, потом прикидывают, на сколько человек его хватит, и на площадку приезжает набор, который невозможно разделить поровну. Правильный порядок обратный: сначала точный список тех, кто будет есть, потом формат, и только в конце состав.
Список тех, кто ест, почти никогда не равен списку участников. К зарегистрированным гостям добавляются организаторы, модераторы, спикеры, техническая команда, фотограф, охрана и водители. На мероприятии на пятьдесят человек это ещё пять-восемь порций — и именно их не хватает чаще всего.
Второй ориентир — сколько раз за день люди едят. Один перерыв, перерыв плюс обед или полный день с двумя брейками и обедом — это три разных бюджета при одном и том же числе гостей. Разложите расписание по часам и отметьте в нём каждую точку с едой; дальше расчёт становится арифметикой.
Фуршетный формат: граммы и запас 10–15 %
Когда еда стоит на общем столе, считают не порции, а вес. Рыночные ориентиры такие: 200–300 г на гостя для welcome-зоны или короткого перерыва, 400–600 г, если фуршет заменяет обед, и до килограмма на длинный вечерний формат. У разных кейтерингов цифры отличаются, но порядок один и тот же.
К весу добавляют запас 10–15 %. Он нужен не потому, что люди едят больше расчёта, а потому что разбирают еду неравномерно: первые подошедшие берут по две-три штуки, а к концу перерыва на стойке остаются оливки и хлеб. Чем больше группа и чем меньше персонала на раздаче, тем заметнее перекос.
Отдельная статья сметы — то, что к весу отношения не имеет: посуда, стойки, скатерти, персонал, уборка. В выездном кейтеринге это иногда половина суммы, и запас в 15 % на неё уже никак не влияет.
Порционный формат: считают по головам
В порционном формате каждый получает закрытый набор, и расчёт сводится к простому равенству: сколько человек — столько боксов. Процентный запас не нужен, потому что взять два набора вместо одного никто не может; нужен только небольшой резерв на тех, кого нет в списке.
Практическое правило: количество боксов равно числу участников плюс организаторы и техкоманда плюс 2–3 штуки на непредвиденное. На группе до тридцати человек резерв — две-три коробки, на сотне — пять-десять. Остатки не пропадают: закрытый бокс отдают с собой или оставляют дежурной смене.
Меняется и структура сметы. Персонала на раздаче, аренды посуды и стоек здесь нет, поэтому бюджет считается умножением: цена набора на количество человек. У нас боксы стоят 299, 399, 499 и 699 ₽ — вся вилка расчёта укладывается в эти четыре цифры.
Сколько позиций закладывать на человека
Внутри порционного формата остаётся вопрос наполнения. Ориентиры простые: 2 позиции — короткий перерыв на 15–20 минут, чтобы выпить кофе и вернуться в зал. 3 позиции — рабочий перекус вместо пропущенного завтрака. 5 позиций — набор, который заменяет обед. 5–6 позиций с горячим — полноценный обед на длинном мероприятии.
Позиции считаются штуками, а не граммами: сэндвич, салат, десерт, фрукт, напиток. Приборы, салфетка и соус позициями не считаются. Такой счёт удобен тем, что его легко проверить глазами: участник видит, сколько у него в коробке, и сразу понимает, обед это или перекус.
Если мероприятие идёт весь день, наборы комбинируют: лёгкий утром, сытный на обед, средний на дневной перерыв. Сравнивать составы удобнее сразу в каталоге — у каждого бокса там указано число позиций и что именно внутри.
Расчёт на 20 человек
Двадцать человек — это совещание, переговоры, небольшой отдел или тренинг в учебном классе. Считаем: 20 участников плюс 2 организатора — 22 набора. Если день длинный, к обеду добавляется утренний перерыв, ещё 22 набора.
Здесь чаще всего всплывает порог минимального заказа. У нас это 10 штук одной позиции и 10 000 ₽ по сумме: двадцать наборов по 499 ₽ дают 9 980 ₽ — не хватает двадцати рублей. Порог проходят либо наборы за 699 ₽ (20 × 699 = 13 980 ₽), либо два приёма пищи: кофе-брейк по 299 ₽ и обед по 499 ₽, то есть 5 980 + 9 980 = 15 960 ₽. Форматы и логистика на такую группу разобраны на странице кейтеринга на 20 человек.
На двадцати участниках почти всегда выгоднее один формат вместо двух половинчатых. Разделить группу на тех, кому обед, и тех, кому перекус, технически можно, но в реальном тайминге это лишняя сортировка коробок на входе в зал.
Расчёт на 50 человек
Пятьдесят — типичная секция конференции, филиал или отдел на выездном дне. Считаем так же: 50 участников, 4–5 человек команды и 2 запасных набора — получается 56–57 штук. Округлять лучше вверх до десятка: так удобнее и в раздаче, и в накладной.
На этом объёме начинают работать скидки за количество: от 30 боксов минус 7 %, от 50 — минус 10 % и бесплатная доставка. Обед на пятьдесят человек набором за 499 ₽ — это 24 950 ₽, со скидкой 22 455 ₽. Вариант с горячим за 699 ₽ — 34 950 ₽, со скидкой 31 455 ₽.
Пятьдесят человек — граница, после которой фуршетный стол перестаёт справляться сам собой: к стойке выстраивается очередь, и перерыв в двадцать минут уходит на неё целиком. Что заказывают на такую группу и как её кормят по времени — на странице кейтеринга на 50 человек.
Расчёт на 100 человек
Сотня — это форум, большая конференция или корпоратив компании. Резерв здесь считается уже не парой штук: 100 участников, 8–10 человек команды и 5 запасных наборов, то есть около 115. Отдельно уточните, есть ли в группе те, кто не ест мясо, — на сотне таких обычно пять-десять человек.
Бюджет на сотню считается в одно действие. Кофе-брейк по 299 ₽ — 29 900 ₽, со скидкой от 100 боксов (минус 15 %) 25 415 ₽. Обед набором за 499 ₽ — 49 900 ₽, со скидкой 42 415 ₽. Полный день из трёх точек питания — утренний брейк за 299 ₽, обед за 499 ₽ и дневной перерыв за 499 ₽ — стоит 1 297 ₽ на человека и 129 700 ₽ за всех; 300 боксов дают минус 20 %, то есть 103 760 ₽.
Главное на сотне даже не еда, а раздача. Один стол выдачи создаёт очередь минут на пятнадцать, две-три точки по краям зала снимают вопрос. Схема дня и логистика на такую группу — на странице кейтеринга на 100 человек.
Пять ошибок, из-за которых расчёт не сходится
Первая — считать по числу приглашённых, а не по числу пришедших. На открытых мероприятиях со свободной регистрацией доходимость обычно 60–80 %, на внутренних корпоративных она близка к ста процентам. Заказ на 100 приглашённых, из которых придут 65, — это тридцать пять лишних наборов.
Вторая — забыть команду: организаторов, техников, спикеров и водителей. Третья — не заложить время на раздачу. Еда, выехавшая в момент начала перерыва, опаздывает на весь перерыв; мы возим с 6:00 именно поэтому — набор должен стоять на площадке до прихода людей. Зона и условия описаны на странице доставки.
Четвёртая — экономить на количестве: не хватило десяти наборов из ста, и это единственное, что запомнят участники. Пятая — не спросить про ограничения в питании. Аллергия на орехи, непереносимость лактозы, отказ от мяса: в порционном формате это решается заранее, часть наборов просто собирается другой. Подобрать формат под конкретный повод можно в разделе кейтеринга на мероприятие.
Частые вопросы
Сколько еды закладывать на одного человека?
При фуршетном формате считают вес: 200–300 г на короткий перерыв и 400–600 г, если фуршет заменяет обед, плюс запас 10–15 % на неравномерную разборку. В порционном формате считают штуки: 2–3 позиции на перерыв, 5 — на обед, 5–6 с горячим — на полноценный обед.
Нужен ли запас при заказе порционных боксов?
Процентный запас не нужен: каждый получает один набор, взять два вместо одного невозможно. Достаточно прибавить организаторов, спикеров и техническую команду плюс 2–3 набора на группу до тридцати человек и 5–10 на сотню. Закрытый бокс не пропадает — его отдают с собой.
Как быстро посчитать бюджет на мероприятие?
В порционном формате бюджет считается умножением: цена набора на количество человек. Обед на 50 человек набором за 499 ₽ — это 24 950 ₽, а со скидкой от 50 боксов (минус 10 %) 22 455 ₽. У фуршета к стоимости еды добавляются персонал, посуда и оборудование, поэтому смету считают отдельно.
Что делать, если число участников изменится?
Сообщите новое количество заранее — крайний срок правок менеджер называет при подтверждении заказа. Считать лучше по числу пришедших, а не приглашённых: на мероприятиях со свободной регистрацией доходимость 60–80 %, и заказ на весь список оставляет лишние наборы.
Какой минимальный заказ?
10 штук одной позиции и 10 000 ₽ по сумме. Группа в 20 человек проходит порог наборами за 699 ₽ — это 13 980 ₽ — или двумя приёмами пищи: кофе-брейк по 299 ₽ плюс обед по 499 ₽ дают 15 960 ₽. Разные позиции при этом можно комбинировать в одном заказе.